Word使用中的误区

提起Word，在中国可谓无人不知，除非你没摸过电脑，话说回来，就连许多患有“电脑恐惧症”的叔叔阿姨们，也耳濡目染的知道这个单词，可见微软Office在国内的普及程度有多高了。

但即便是每天与Word相伴的办公室白领们，你们就真的正确使用Word了吗？

误区1：“写字”就用Word

我见过很多人，哪怕只是临时记录一个电话号码，也要启动桌面上的Word。对此我有一个不恰当的比方：难道算一个十以内的加减法，还要动用计算器吗？没错，用一下Word不花钱，但花时间啊，软件的启动是需要时间的，尽管如今电脑硬件日新月异，可微软Office的资源消耗也是水涨船高啊，如果你的电脑上还运行着其他应用，此时为了一点小事，再启动Word，就得不偿失了。

那怎么办？用“记事本”啊！Windows开始菜单中的“附件”下，带有一个超级经典的“记事本”，小小的身躯完全可以满足你随手记录一些事宜的需要，而且运行速度可谓“瞬间”，何乐而不为呢？

误区2：不分对象乱发Word

首先提问，你认为每个人的电脑中都有Word吗？我想很多人的回答是肯定的，噢，这是一种幸福的悲哀，也难怪，时下流行的盗版系统安装盘中都预装有Word，以致很多人认为Word和其他Office组件就是Windows的一部分，是与生俱来的。其实并非如此，因为这样或那样的原因，很多人的电脑中根本没有Word，而如果你恰巧遇到这样人，并且他还是你的客户或朋友，那么你给他发送的Word文件，就会成为他的一个噩梦，他会四处寻找Word，直至发狂……（还有一种情况是，你用的Word版本很新，而对方的Word版本很低，这样他也同样会看着你发过来的Word文件发呆；又或者对方使用的是Mac或Linux一类的非Windows系统，他们也同样不喜欢你的Word文件。）

一句话，Word还不是这个世界上文字处理软件的绝对标准，不要老觉得Word随处可以得到，因此，除非是一些必须带有规范格式的公文或报告，尽可能的不要固执的使用Word格式分发，而完全可以用上面提到的“记事本”格式，或者直接粘贴到电子邮件的正文中，再或者将其转换为PDF格式，这些都会让人觉得你很体贴、专业。

建议：在给客户、朋友传递文字材料前，可以询问一下他的电脑中是否有可以打开Word文件的软件，这样会免去很多麻烦。我与之打过交道的一些客服人员中，他们会同时以Word、PDF两种格式向客户分发文档，这一点我很喜欢。

误区3：用Word绘制繁复的表格

有这种嗜好的人，我感觉完全是在自虐，因为在Word中制作表格是一件很痛苦的事情，不友好的操作和怪异的方式让很多人痛苦，但他们却努力克服这些困难，我对他们的精神感到钦佩。其实，如果你可抽出一些时间学学Office中的另一组件：Excel，你会发现，原来绘制表格也是一件很有乐趣的事情。可惜的是，生活中我见到的更多情况是，人们将Excel作为“数据库”使用，不能说这是错误的，因为Excel的确可以用作少量数据的存储工具，但如果将几万条数据放置其中，再配合复杂的运算公式和筛选条件……天啊，我不敢想象。

记住：Excel的中文译名叫“电子表格”，用它来绘制你的表格吧。

误区4：在Word中大量插入图片

这个是很多人常犯的错误，并不以为然，并不是说不能在Word中插入图片，而是要有节制，有技巧，谁都喜欢图文并茂的文章，但插入图片前，你应该对其进行裁剪和调整大小，这个步骤需要额外的软件和知识（很容易掌握），而不是像现在这样将那些来自数码相机的照片原封不动的扔到文档中，要知道，一张未经调整的数码相片体积少则2-3M，多则10余M，如此大体积的照片堆积在Word文档中，无论对于后续的存储和传递都是一种灾难。而且，还有许多人将在Word中插入照片作为一种对照片进行保存、归档的绝佳办法，而不久他们就会发现，将照片插入Word容易，取出就难了，即便取出照片，面对画质已经失真的照片，已是后悔不迭。

忠告：插入Word的照片一定进行预处理；重要的照片一定要备份，不要以为插入Word中就万无一失；如果文章的配图很多，最好在正文中以符号代替图片，比如“【图1】”，然后图片做好编号，以额外的附件分发。

题外话：有一次在工作中，我要求其他部门提供图片素材，结果收到了一个体积100多M的Word文档，先不要说我那配置不高的PC是如何打开这个文档的，单凭看到里面杂乱堆积的、很难再以高画质重新利用的图片时，我就冒出了一种想杀人的感觉……

误区5：在Word中随心情肆意使用各种颜色、字体和格式

很多人用Word写出的文档，我看后的第一感觉就是他为什么不去当画家，因为文档中夹杂了各种花哨的字体、颜色和格式，好像不尽情的使用这些元素就显得很不专业，恰恰相反，这种对文字编辑器滥用的做法，只能彰显你是一个PC入门级用户，还停留在“刘姥姥进大观园”的阶段，看什么都新鲜，看什么都想尝试一下。

Word中提供的各种排版效果，不是供你涂鸦用的，而是为了在适当的地方突出适当的内容，尤其是字体，如果你不是打印海报或醒目的通知单，那就不要用那些只有在你机器上才有的古怪字体，老老实实用“宋体”或是“仿宋体”吧，人们会感谢你。花哨的颜色更要慎用，尤其是红色和绿色，没有人告诉你这个世界上有很多人是红绿色盲或色弱吗？你用红绿两色进行标注或区分的内容，对于他们来说就是一种折磨。

误区6：除了Word就没有别的软件能满足文字处理需要

不是这样的，Word只不过是这个星球上普及率最高的字处理软件，它既不是唯一的也不是最好的，还有很多优秀的软件每天服务着人类，这其中比较知名的字处理软件有：

• 金山WPS：国产软件，完全兼容微软Office，而且免费，让你的PC少一点“贼”的味道；
• OpenOffice：来自国外的开源办公软件，同样兼容微软Office，同样免费，在国外很流行；

还有很多，如果你有兴趣，可以阅读这篇《可代替WORD的7款字处理软件》。